Gestion de l’information : Aux grands maux, les grands moyens… de messagerie! (La Revue de l'ARC - HIVER 2015 - Volume 4, Numéro 1)

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Par le capitaine Liz Allard, CD

Au moment où vous lirez ces lignes, il est possible que vous ayez entendu parler de l’officier de gestion de l’information de votre escadre ou de votre unité, ou qu’il ait communiqué avec vous, et peut-être vous demandez-vous « Quel génie a eu cette idée? » Depuis que l’Aviation royale canadienne (ARC) a rendu l’accès aux ordinateurs plus facile pour presque tous ses militaires, nous avons commencé à patauger dans une mer toujours croissante d’information numérique désorganisée. La dure réalité est que notre dépendance croissante envers la technologie – qui, jusqu’à maintenant, ne connaissait aucune limite – a entraîné une diminution de notre capacité à trouver rapidement les renseignements dont nous avons besoin. Cela a des conséquences négatives, tant sur les plans opérationnel que juridique. Entre alors en scène l’officier de gestion de l’information (O GI).

En 2009, afin de répondre au problème croissant posé par le chaos informatique, le Secrétariat du Conseil du Trésor a demandé à tous les ministères de déterminer, de protéger et de gérer les ressources documentaires à valeur administrative. Les pratiques de tenue de dossiers doivent donc être documentées et mises en œuvre au sein du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC), et l’échéance pour ce faire a été fixée à mars 2015. Pour une raison ou pour une autre, l’ARC s’est retrouvée bien derrière la courbe de puissance au niveau de la mise en œuvre des exigences de la directive du Conseil du Trésor. Alors que l’échéance arrive à grands pas, les nouveaux O GI de l’ARC se voient pressés de passer à l’action. Alors, comment pouvez-vous les aider?

Tout d’abord, il nous faut tous comprendre que la gestion de l’information (GI) repose sur le personnel et sur les processus, et non sur de nouveaux logiciels et du nouveau matériel informatique. Ces processus étaient auparavant connus sous le terme de « tâches d’état-major » par ceux d’entre nous, plus « expérimentés », qui se souviennent de l’époque où il fallait demander au commis de la salle des rapports le numéro de dossier approprié à attribuer à la note de service que nous rédigions. Cette exigence d’inclure un numéro de dossier n’a jamais disparu; toutefois, avec l’arrivée du courriel et son caractère pratique, elle n’a pas été appliquée rigoureusement. Ainsi, la première chose que vous pouvez faire pour aider l’O GI de votre unité est d’adopter les pratiques exemplaires publiées en matière de GI (la nouvelle expression pour désigner les tâches d’état-major).

Chaque année, il en coûte environ 6 dollars pour maintenir 1 gigaoctet d’espace sur les serveurs de réseau partagés. Même si, à priori, vous vous dites que votre petit dossier ne représente qu’un coût de 200 dollars par année, multipliez ce coût par des milliers de petits dossiers dans le système, et il apparaît rapidement que l’ARC dépense des tonnes d’argent pour stocker de l’information périmée, redondante et non liée au travail. Ainsi, la deuxième chose que vous pouvez faire pour aider votre O GI est de passer en revue votre information stockée sur le réseau et de l’archiver sur disque compact ou d’éliminer ce qui est considéré comme étant périmé ou redondant. Ensuite, réorganisez l’architecture du dossier de votre unité afin qu’elle reflète mieux le travail que celle-ci réalise.

Enfin, tous les militaires peuvent se renseigner sur les besoins et les avantages de la GI. On trouve, sur le Réseau d’apprentissage de la Défense[1], un tutoriel d’une heure sur la gestion de l’information au MDN et dans les FAC que tous les membres devaient avoir terminé d’ici octobre 2013. Il n’y a toutefois que 64 p. 100 du personnel de l’ARC qui, en date du 2 décembre 2014, a terminé cette formation.

La question à 60 millions de dollars qui traverse probablement votre esprit maintenant est « Qu’est-ce que j’ai à y gagner? » Une fois que la situation relative à la GI de l’ARC sera améliorée, vous devriez être en mesure de répondre plus efficacement aux questions présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et, plus important encore, vous pourrez appuyer le processus de prise de décisions de vos supérieurs en leur fournissant les renseignements appropriés beaucoup plus rapidement qu’avant.

La GI n’est pas un caprice passager. Même si son arrivée est tardive, elle est là pour rester, et nous devons l’adopter d’emblée pour que l’ARC puisse conserver son efficacité dans notre espace de combat de plus en plus numérique.


Le capitaine Liz Allard, CD, officier des systèmes de combat aérien du CC130, est actuellement affectée au Centre de guerre aérospatiale des Forces canadiennes à titre d’officier de gestion de l'information. Elle détient un diplôme en science politique et a participé, à deux occasions, à une mission en Haïti avec l’équipe d'intervention en cas de catastrophe du Canada.

Abréviations

ARC―Aviation royale canadienne

GI―gestion de l’information

MDN―ministère de la Défense nationale

O GI―officier de gestion de l’information

Notes

[1]. Canada, ministère de la Défense nationale, Réseau d’apprentissage de la Défense, http://dln-rad.mil.ca/Saba/Web/Main (consulté le 11 février 2015, ouverture de session requise)).   (return)

 

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